Kosten van ICT-beheer voor de apotheek: waar betaalt u voor?

Wat betaalt u aan de AIS-leverancier en wat aan uw ICT-partner?

Een apotheek heeft twee ICT-contracten die vaak door elkaar lopen. Het apotheekinformatiesysteem, zoals Pharmacom of CGM Apotheek, huurt u van de AIS-leverancier. Die zorgt voor de software, de database, de back-up van het dossier en de koppelingen met huisartsen, groothandel, LSP en zorgverzekeraars. Alles waarmee u in de apotheek bij dat systeem komt, is het werk van uw ICT-partner: werkplekken, baliestations, netwerk, printers en etikettenprinters, telefonie, mail en beveiliging.

Vergelijkt u offertes, controleer dan eerst wat al in uw AIS-contract zit. Zo voorkomt u dat u twee keer betaalt voor bijvoorbeeld back-up of gebruikersondersteuning.

Waar hangen de kosten van ICT-beheer voor een apotheek van af?

Het aantal werkplekken en baliestations

Het aantal computers, baliestations, laptops en gebruikers is de belangrijkste factor. Een apotheek heeft vaak meer schermen dan medewerkers: balies, de receptuur, het kantoor en soms een bezorgdienst of een tweede vestiging. Elke werkplek vraagt installatie, updates, monitoring en ondersteuning.

Wat u laat beheren

Alleen de werkplekken, of ook het netwerk, de printers, Microsoft 365, de telefooncentrale en de beveiliging? Hoe meer onderdelen bij één partij liggen, hoe minder u zelf hoeft te coördineren bij een storing. Dat scheelt tijd aan de balie en voorkomt dat leveranciers naar elkaar wijzen.

Apparatuur in de apotheek

Een apotheek heeft apparatuur die een huisartsenpraktijk niet heeft: etikettenprinters, scanners aan de balie, soms een uitdeelautomaat, een baxterkoppeling of een medicijnrobot met eigen software en netwerkeisen. Het beheer daarvan en de afstemming met de leverancier horen in de offerte te staan.

Beveiliging en NEN 7510

Ook een apotheek moet werken volgens NEN 7510. Tweestapsverificatie, versleutelde apparaten, gescheiden netwerken, monitoring en een geteste back-up van wat niet in het AIS staat, zijn geen extra's maar de basis. Vraag of ze in de maandprijs zitten of apart worden gerekend.

Bereikbaarheid en reactietijd

Apotheken hebben lange openingstijden en soms een dienstapotheek in de avond, nacht of het weekend. Een servicedesk die alleen op kantooruren bereikbaar is, past daar niet bij. Spreek af wat de reactietijd is bij een storing die de uitgifte raakt, en of monitoring buiten openingstijden doorloopt.

Wat hoort er in een vaste maandprijs?

• Monitoring van werkplekken, servers en netwerk, bij voorkeur 24/7.
• Updates en onderhoud buiten openingstijden.
• Een servicedesk die uw apotheek en uw AIS kent, met heldere reactietijden.
• Beveiliging: tweestapsverificatie, versleuteling, virus- en gedragsbescherming, gescheiden netwerken.
• Back-up en geteste herstelprocedure voor mail, bestanden en werkplekken.
• Beheer van Microsoft 365, printers en etikettenprinters en de koppelingen met het AIS.
• Afstemming met de AIS-leverancier en andere leveranciers bij storingen.

Buiten de maandprijs vallen meestal eenmalige zaken: nieuwe hardware, een verhuizing, een extra vestiging of een project zoals de overstap naar een ander AIS.

Zo vergelijkt u offertes

1. Zet de offertes om naar een prijs per werkplek per maand, inclusief alles wat erin zit.
2. Controleer welke onderdelen apart gerekend worden: beveiliging, back-up, servicedesk buiten kantooruren, apparatuur.
3. Vraag naar de reactietijd bij een storing aan de balie en of monitoring buiten openingstijden doorloopt.
4. Vraag naar ervaring met uw AIS en met apotheekapparatuur zoals etikettenprinters en robots.
5. Vraag naar certificering voor NEN 7510 en ISO 27001 en naar de verwerkersovereenkomst.
6. Lees de voorwaarden over opzeggen en overstappen, zodat u niet vastzit. Zie ook tien vragen aan een ICT-partner.

Hoe Westers rekent

Westers beheert de ICT van apotheken al ruim twintig jaar, van zelfstandige apotheken tot ketens met meerdere vestigingen. U betaalt een vast bedrag per werkplek per maand, met 24/7 monitoring, een servicedesk die uw apotheek kent en beveiliging volgens NEN 7510 inbegrepen. Wat dat voor uw apotheek betekent, rekenen we uit na een gratis ICT-scan. Lees meer op ICT voor apothekers of in het klantverhaal van Allegra Apotheek.