Kosten van ICT-beheer voor de huisartsenpraktijk: waar betaalt u voor?

Waarom is er geen standaardprijs voor ICT-beheer?

Geen twee praktijken zijn gelijk. Een solopraktijk met 3 werkplekken heeft andere wensen dan een gezondheidscentrum met 20 werkplekken en twee locaties. Daarom werken veel ICT-partners met een prijs op maat.

Wat u betaalt, hangt af van een paar vaste onderdelen. Als u die kent, vergelijkt u offertes een stuk makkelijker.

Waar hangen de kosten van ICT-beheer voor een huisartsenpraktijk van af?

Het aantal werkplekken

Het aantal computers, laptops en gebruikers is de belangrijkste factor. Elke werkplek moet worden beheerd, beveiligd en bijgewerkt. Veel ICT-partners rekenen daarom per werkplek per maand.

Wat u laat beheren

Laat u alleen de werkplekken beheren, of ook het netwerk, de printers, Microsoft 365 en de telefonie? Hoe meer u onderbrengt, hoe minder losse leveranciers u heeft. De maandprijs is dan hoger, maar u heeft één aanspreekpunt.

Beveiliging en NEN 7510

Een huisartsenpraktijk moet werken volgens NEN 7510. Beveiliging, monitoring en back-ups horen daarom bij het beheer. Controleer of ze in de prijs zitten of los worden gerekend.

Bereikbaarheid en reactietijd

Wordt er ook buiten kantoortijden gereageerd? Hoe snel komt iemand in actie bij een storing tijdens het spreekuur? Snellere hulp en 24/7 bewaking kosten meer, maar besparen tijd als het misgaat.

Licenties en telefonie

Software en telefonie hebben vaak eigen kosten per gebruiker of per toestel. Denk aan licenties voor Microsoft 365 en abonnementen voor telefonie. Vraag of die in de maandprijs zitten of apart worden gerekend.

Eenmalige kosten

Bij een overstap of vervanging komen er eenmalige kosten bij. Denk aan nieuwe werkplekken, de inrichting van het netwerk en het overzetten van gegevens. Vraag of die in de offerte staan.

Vaste maandprijs of betalen per uur?

Bij betalen per uur betaalt u voor elke storing en elke vraag. Dat lijkt goedkoop zolang er weinig misgaat. Maar de kosten zijn lastig te voorspellen, en er is weinig prikkel om storingen te voorkomen.

Bij een vaste maandprijs weet u vooraf wat u kwijt bent. De beheerder heeft er dan zelf belang bij dat uw ICT stabiel draait. Hoe minder storingen, hoe minder werk voor beide partijen.

Wat zit er in een vaste maandprijs?

Een vaste maandprijs geeft rust: u weet vooraf wat u betaalt. Let wel goed op wat er wel en niet in zit. Bij Westers zit dit erin:

• 24/7 beheer en monitoring, en een servicedesk met SLA.
• Veilige werkplekken en Microsoft 365 in de zorgcloud.
• HIS-werkplekken en koppelingen met de apotheek, de zorggroep, het LSP en VECOZO.
• MijnVeiligePraktijk: beveiliging volgens NEN 7510 en de AVG.
• Zorgtelefonie en bereikbaarheid via Westers Telecom.
• Back-up, herstel en onderhoud buiten openingstijden.

Wat kost ICT-beheer als het misgaat?

Goedkoop beheer kan duur uitpakken. Een storing tijdens het spreekuur kost tijd van het hele team. Een datalek kost tijd en het vertrouwen van patiënten.

Kijk daarom niet alleen naar de maandprijs. Kijk ook naar wat u krijgt als het misgaat: hoe snel er hulp is en wie het probleem oplost.

Waarom verschillen offertes zo veel?

Twee offertes met een andere prijs gaan vaak over een ander pakket. De ene partij rekent beveiliging en back-up mee, de andere niet. De ene reageert binnen het spreekuur, de andere pas de volgende werkdag.

Ook kennis van de zorg maakt verschil. Een ICT-partner die uw HIS en de koppelingen kent, lost een storing sneller op. Vraag of de partij zelf volgens NEN 7510 werkt.

Wat levert goed ICT-beheer de praktijk op?

De kosten van ICT-beheer zijn makkelijk te zien, de opbrengst minder. Toch merkt u die elke dag. Werkplekken starten op, het HIS reageert snel en de telefoon doet het.

• Minder storingen tijdens het spreekuur, omdat problemen vroeg worden gezien.
• Minder tijd kwijt aan ICT voor de praktijkmanager en de assistentes.
• Aantoonbaar werken volgens NEN 7510, wat u bij een controle laat zien.
• Eén nummer om te bellen, in plaats van zelf te zoeken wie iets moet oplossen.

Zet deze punten naast de maandprijs. Dan ziet u wat goedkoop beheer u in de praktijk kost.

Hoe vergelijkt u offertes voor ICT-beheer?

1. Vraag elke partij om dezelfde onderdelen te noemen: werkplekken, netwerk, Microsoft 365, telefonie, beveiliging en back-up.
2. Vraag welke reactietijden er gelden en of die in een SLA staan.
3. Vraag wat er buiten de maandprijs valt, zoals projecten en voorrijkosten.
4. Vraag naar ervaring met uw HIS en met NEN 7510.
5. Vraag hoe lang het contract loopt en hoe u kunt opzeggen.

Meer vragen om ICT-partners te vergelijken, leest u in tien vragen voor uw ICT-leverancier.

Hoe houdt u de kosten van ICT-beheer in de hand?

• Kies voor dezelfde werkplekken en instellingen in de hele praktijk. Dat maakt beheer eenvoudiger.
• Vervang werkplekken op tijd, voordat ze storingen gaan geven.
• Breng zo veel mogelijk onder bij één partner, zodat u niet tussen leveranciers bemiddelt.
• Plan wijzigingen vooraf, zodat ze binnen het beheer passen en geen spoedwerk worden.

Checklist: zo krijgt u een eerlijke prijs

• U weet hoeveel werkplekken en gebruikers u heeft.
• U weet welke onderdelen u wilt laten beheren.
• Beveiliging en back-up staan in de offerte.
• De reactietijden staan in een SLA.
• Eenmalige kosten staan apart vermeld.
• U weet wat er gebeurt aan het eind van het contract.

Wat kost ICT-beheer bij Westers?

Bij Westers betaalt u een vast bedrag per werkplek per maand. Hoe hoog dat is, hangt af van uw praktijk en van wat u bij ons onderbrengt. Na een gratis ICT-scan ontvangt u een voorstel op maat, zonder verrassingen achteraf.

Westers regelt al ruim 20 jaar de ICT van huisartsenpraktijken. Lees meer over ICT voor huisartsen of ICT-beheer en ondersteuning.