Een ICT-partner kiezen voor uw zorgpraktijk: tien vragen om te stellen

Waarom een ICT-partner in de zorg anders is

In de meeste branches is een storing vervelend. In de zorg raakt een storing direct de patiënt: het dossier is niet bereikbaar, de telefoon wordt niet opgenomen of de uitgifte valt stil. Daarbij werkt u met de meest gevoelige gegevens die er zijn. U blijft zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van die gegevens, ook als een leverancier ze voor u beheert.

Een ICT-partner voor de zorg moet daarom meer kunnen dan werkplekken en een netwerk bijhouden. Met de vragen hieronder ziet u snel of een leverancier dat kan.

Tien vragen voor uw ICT-leverancier

1. Is de leverancier NEN 7510- en ISO 27001-gecertificeerd?

NEN 7510 is de norm voor informatiebeveiliging in de zorg. Een gecertificeerde leverancier laat met externe audits zien dat de eigen beveiliging op orde is. Dat maakt het voor u eenvoudiger om aan te tonen dat u de zorg voor patiëntgegevens goed heeft geregeld. Lees wat NEN 7510 van uw praktijk vraagt.

2. Kent de leverancier uw HIS, AIS of EPD?

Een huisartsenpraktijk draait op het HIS, een apotheek op het AIS en een GGZ-instelling op het EPD. Vraag of de leverancier dagelijks met uw systeem werkt en de koppelingen kent, zoals met de apotheek, de zorggroep, het LSP en VECOZO. Anders bent u bij elke storing de tolk tussen uw softwareleverancier en uw ICT-partner.

3. Hoe snel wordt een storing opgepakt?

Vraag naar de afspraken in de SLA: hoe snel wordt een melding opgepakt en hoe snel is een storing opgelost? Maak onderscheid tussen een vraag van één medewerker en een praktijk die helemaal stilligt. Laat de reactietijden zwart op wit zetten.

4. Worden uw systemen 24/7 bewaakt?

Met monitoring ziet een leverancier een volle schijf, een mislukte back-up of een verdachte inlogpoging voordat u er last van heeft. Vraag wat er bewaakt wordt en wat er gebeurt als er 's nachts of in het weekend een melding binnenkomt.

5. Wanneer wordt het onderhoud gedaan?

Updates en onderhoud horen niet tijdens het spreekuur of de uitgifte. Een leverancier die de zorg kent, plant onderhoud buiten uw openingstijden.

6. Krijgt u een vast aanspreekpunt?

Een vast aanspreekpunt kent uw praktijk, uw systemen en uw werkwijze. Dat scheelt uitleg bij elke vraag en maakt het makkelijker om samen vooruit te kijken, bijvoorbeeld bij een verbouwing, een nieuwe locatie of de vervanging van werkplekken.

7. Hoe zijn back-ups en herstel geregeld?

Vraag waar de back-ups staan, hoe vaak ze worden gemaakt en of het terugzetten ook wordt getest. Een back-up die nooit is teruggezet, is een belofte en geen zekerheid. Vraag ook hoe lang het duurt voordat u na een storing of aanval weer kunt werken.

8. Waar staan uw gegevens, en is er een verwerkersovereenkomst?

Verwerkt de leverancier patiëntgegevens voor u, dan is een verwerkersovereenkomst volgens de AVG verplicht. Vraag ook waar de gegevens worden opgeslagen, bij voorkeur binnen de Europese Unie, en hoe u ze terugkrijgt als u ooit overstapt.

9. Wat kost het, en wat zit erin?

Vergelijk niet alleen het maandbedrag. Vraag wat er in de prijs zit en wat apart wordt gerekend: werk op locatie, projecten, nieuwe werkplekken, beveiliging. Een vaste prijs per werkplek per maand geeft vooraf duidelijkheid.

10. Wat zeggen andere zorgorganisaties?

Vraag naar referenties bij praktijken of instellingen die op die van u lijken. Een kort telefoontje met een collega zegt vaak meer dan een offerte. Lees ook onze klantverhalen uit de zorg.

Overstappen naar een andere ICT-partner

Een overstap klinkt als een groot project, maar met een goede voorbereiding merkt uw team er weinig van. Een nieuwe partner brengt eerst uw huidige ICT en de risico's in kaart, maakt daarna een plan en voert de overstap uit zonder dat het spreekuur of de uitgifte stilvalt. Vraag hoe de leverancier dat aanpakt en wat er van u en van uw huidige leverancier nodig is.

Hoe Westers werkt

Westers is al ruim 20 jaar de ICT-partner van huisartsen, apotheken en GGZ-instellingen. We zijn NEN 7510- en ISO 27001-gecertificeerd, bewaken uw systemen 24/7 en doen onderhoud buiten openingstijden. U heeft een vast aanspreekpunt en een vaste prijs per maand.

Benieuwd hoe uw ICT ervoor staat? Plan een gratis ICT-scan via de pagina voor huisartsen, apotheken of de GGZ, of bel ons op 088 - 87 20 200.