Inkoopvoorwaarden ICT van LHV en InEen: wat staat erin en hoe gebruikt u ze?

Waarom zijn er inkoopvoorwaarden voor ICT in de huisartsenzorg?

Een huisartsenpraktijk is voor het dagelijkse werk volledig afhankelijk van ICT, maar heeft zelden iemand in huis die een ICT-contract op waarde kan schatten. Leveranciers werken intussen met hun eigen leveringsvoorwaarden, en die beschermen vooral de leverancier. LHV en InEen willen met één set modelvoorwaarden meer evenwicht en meer transparantie brengen. Als alle leveranciers dezelfde voorwaarden accepteren, worden offertes bovendien beter vergelijkbaar.

De voorwaarden zijn opgesteld voor leden van LHV en InEen en in afstemming met regio-organisaties. Ze zijn bedoeld voor alle ICT-inkoop in de huisartsenzorg: van een HIS en koppelingen tot werkplekken, hosting, telefonie en beheer. De uitgangspunten zijn deskundigheid en continue beschikbaarheid van de leverancier, samenwerking en interoperabiliteit, een transparant prijsbeleid en naleving van wet- en regelgeving zoals de AVG en NEN 7510.

Hoe werken de voorwaarden?

De inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden van de opdrachtgever, dus van uw praktijk. U verklaart ze van toepassing op uw offerteaanvraag en op het contract. De voorwaarden bepalen dat de eigen leverings- en betalingsvoorwaarden van de leverancier dan niet gelden, ook niet als de leverancier ernaar verwijst op offertes of facturen. Spreekt u in het contract zelf iets anders af, dan gaat het contract voor.

In de praktijk betekent dit: stuur de voorwaarden mee met uw aanvraag en vraag de leverancier om ze te accepteren of om per artikel aan te geven waar hij van afwijkt. Die afwijkingen zijn precies de punten waarop u offertes kunt vergelijken.

De belangrijkste artikelen voor uw praktijk

Implementatie en acceptatie

De leverancier zorgt voor een tijdige implementatie volgens een implementatieplan en is daarbij penvoerder. In dat plan staan onder meer de verdeling van verantwoordelijkheden, een planning met oplevermomenten, de aanpak van conversie en koppelingen, en de opleiding van uw medewerkers. Na elke oplevering wordt getest en wordt een testverslag opgemaakt. Keurt u een levering voor de tweede keer af, dan mag u het contract ontbinden.

Onderhoud, helpdesk en SLA

Onderhoud omvat ten minste correctief onderhoud (storingen oplossen), preventief onderhoud, innovatief onderhoud (nieuwe versies) en gebruikersondersteuning. De leverancier stelt een helpdesk beschikbaar die per telefoon of digitaal bereikbaar is. De concrete afspraken over beschikbaarheid, reactietijden en hersteltijden komen in een Service Level Agreement (SLA). De voorwaarden gaan ervan uit dat de leverancier ook gebreken herstelt die door ondeskundig gebruik zijn ontstaan, al mag hij die kosten dan in rekening brengen.

Continuïteit

Dit artikel is voor een praktijk misschien wel het belangrijkste. De leverancier mag het gebruik van uw systemen niet blokkeren of belemmeren, ook niet bij een geschil, behalve na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn. Bij hosting moet er een continuïteitsregeling zijn met uitwijk bij calamiteiten, back-up van uw gegevens en passende beveiliging. Ook moet de leverancier bereid zijn tot aanvullende afspraken, zoals een escrowregeling of een driepartijenovereenkomst met de hostingpartij, zodat uw praktijk door kan als de leverancier wegvalt.

Garanties en compliance

De leverancier garandeert dat het geleverde blijft werken met uw bestaande koppelingen en applicaties, dat het voldoet aan de informatiestandaarden en open standaarden in de zorg, en dat het voldoet aan wet- en regelgeving, waaronder de regels voor medische hulpmiddelen en de NHG-richtlijnen. Ook blijft de zeggenschap over uw gegevens bij u: de leverancier gebruikt ze niet voor eigen doeleinden zonder uw schriftelijke toestemming. Voor toepassingen met algoritmes of AI is er een apart artikel, afgestemd op de Europese AI-verordening.

Prijzen en indexatie

Updates en upgrades mogen in beginsel niet tot een hogere prijs leiden. Tarieven mogen één keer per jaar, per 1 januari, worden aangepast, mits dat minimaal een maand van tevoren schriftelijk is aangekondigd. De verhoging is beperkt tot de stijging van de consumentenprijsindex van het CBS. Prijsstijgingen van software of diensten van derden mag de leverancier alleen doorberekenen als die bij het sluiten van het contract niet te voorzien waren. Meerwerk moet vooraf schriftelijk worden gemeld en door u worden goedgekeurd.

Persoonsgegevens en geheimhouding

Verwerkt de leverancier persoonsgegevens voor u, dan is hij verwerker in de zin van de AVG en ligt daar altijd een verwerkersovereenkomst aan ten grondslag. Verwerkt hij medische gegevens, dan gelden ook de regels van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo). Beide partijen houden vertrouwelijke informatie tot minimaal twee jaar na afloop van het contract geheim. Lees ook ons artikel over Microsoft 365 en de AVG in de zorg.

Aansprakelijkheid

De leverancier is aansprakelijk voor schade door gebreken en tekortkomingen, waaronder verlies of beschadiging van gegevens, en moet daarvoor passend verzekerd zijn. De aansprakelijkheid is beperkt tot wat de verzekering uitkeert, met een vast maximum als de verzekering niet dekt. Dat is een stuk ruimer dan de beperking die in veel leveranciersvoorwaarden staat.

Looptijd, opzeggen en exit

Na de afgesproken looptijd wordt het contract telkens met één jaar verlengd. U kunt opzeggen met een opzegtermijn van ten minste drie maanden, de leverancier heeft een opzegtermijn van twaalf maanden. Komt de leverancier herhaaldelijk zijn afspraken uit de SLA niet na, dan mag u het contract met onmiddellijke ingang ontbinden. Bij het einde van het contract moet de leverancier meewerken aan een soepele overstap: uw gegevens in een leesbaar formaat aanleveren binnen twee weken, documentatie over de inrichting overdragen, zorgen dat u aan de bewaarplicht uit de Wgbo kunt blijven voldoen en gegevens pas vernietigen na uw schriftelijke opdracht. Hoe zo'n overstap verloopt, leest u in overstappen naar een andere ICT-partner.

Zo gebruikt u de voorwaarden bij een offerte

1. Stuur de inkoopvoorwaarden mee met uw offerteaanvraag en vraag om schriftelijke acceptatie.
2. Vraag de leverancier per artikel aan te geven waar hij afwijkt en waarom. Let vooral op continuïteit, SLA, prijsindexatie en exit.
3. Vraag een concept-SLA op met beschikbaarheid, reactietijden en hersteltijden, en controleer of de helpdesk past bij uw openingstijden.
4. Controleer de verwerkersovereenkomst en vraag naar certificering voor NEN 7510 en ISO 27001.
5. Leg afwijkingen vast in het contract zelf, want het contract gaat voor op de voorwaarden.

Hoe Westers hiermee omgaat

Westers werkt al ruim twintig jaar voor huisartsenpraktijken en gezondheidscentra en is NEN 7510- en ISO 27001-gecertificeerd. De uitgangspunten van de inkoopvoorwaarden, een SLA met heldere reactietijden, continuïteit, zeggenschap over uw gegevens en een nette exit, zijn voor ons de normale manier van werken. Wilt u weten hoe onze afspraken zich verhouden tot de voorwaarden van LHV en InEen? Neem contact op, dan lopen we ze samen door. Meer over onze aanpak leest u op ICT voor huisartsen en in een ICT-partner kiezen voor uw zorgpraktijk.