Overstappen naar een andere ICT-partner: zo verloopt het

Wanneer is een andere ICT-partner verstandig?

Veel praktijken blijven jaren bij dezelfde ICT-leverancier. Dat is begrijpelijk, want een overstap voelt als een risico. Toch zijn er signalen dat het tijd is om verder te kijken.

• Storingen komen terug en worden pas opgelost als u er zelf achteraan belt.
• Niemand bij de leverancier kent uw HIS, AIS of EPD.
• U weet niet precies wat er geregeld is voor back-ups, beveiliging en NEN 7510.
• Uw praktijk groeit, bijvoorbeeld met een tweede locatie, en de ICT groeit niet mee.
• De servicedesk is slecht bereikbaar op de momenten dat u hem nodig heeft.

Twijfelt u welke partner bij u past? Lees dan eerst de tien vragen om ICT-leveranciers te vergelijken. Dit artikel gaat over wat er daarna gebeurt: de overstap zelf.

Wat regelt u met uw huidige leverancier?

Begin bij uw contract. Kijk naar de opzegtermijn, de einddatum en wat er staat over de overdracht van gegevens en wachtwoorden.

• Opzegtermijn: plan de overstap zo dat u niet dubbel betaalt, maar ook niet zonder beheer komt te zitten.
• Beheeraccounts: zorg dat u eigenaar bent van de beheeraccounts van uw domein, Microsoft 365 en netwerkapparatuur.
• Documentatie: vraag om een overzicht van uw netwerk, licenties, back-ups en koppelingen.
• Gegevens: spreek af hoe en wanneer bestanden, mailboxen en back-ups worden overgedragen.

Leg ook vast dat de oude leverancier na de overdracht geen toegang meer heeft. Dat is belangrijk voor de bescherming van patiëntgegevens.

Hoe verloopt een overstap naar Westers?

Bij Westers verloopt een overstap in vier stappen. We regelen het zo dat uw praktijk gewoon doorwerkt.

1. Kennismaking en gratis ICT-scan

We brengen uw huidige ICT en de risico's vrijblijvend in kaart. Denk aan werkplekken, netwerk, servers, licenties, back-ups en de koppelingen met uw zorgsysteem.

2. Plan op maat

U krijgt een concreet plan dat past bij uw praktijk, uw systemen en uw budget. Daarin staat wat er verandert, wanneer het gebeurt en wie wat doet.

3. Soepele overstap

Wij regelen de migratie. Werk dat de spreekuren raakt, plannen we zoveel mogelijk buiten openingstijden. Uw team krijgt uitleg, zodat iedereen vanaf de eerste dag weet waar het aan toe is.

4. Doorlopend beheer

Na de overstap bewaken we uw systemen 24/7 en heeft u een vast aanspreekpunt. Bij vragen of storingen belt u de servicedesk op 088 - 87 20 200.

Hoe lang duurt overstappen naar een andere ICT-partner?

Dat hangt af van de omvang van uw praktijk en van wat er moet veranderen. Een kleine praktijk met een paar werkplekken stapt sneller over dan een gezondheidscentrum met meerdere locaties. Na de ICT-scan krijgt u een planning, zodat u vooraf weet wat er wanneer gebeurt.

Reken naast de technische migratie ook op de opzegtermijn bij uw huidige leverancier. Die bepaalt vaak de vroegste datum waarop u over kunt.

Waar gaat het mis bij een overstap?

De meeste problemen ontstaan niet door de techniek, maar door wat niemand had opgeschreven.

• Een koppeling met de apotheek, het lab of de zorggroep die pas na de overstap opvalt.
• Een licentie of domeinnaam die op naam van de oude leverancier staat.
• Een back-up die niet meer draait omdat niemand hem heeft overgezet.
• Een doorschakeling van de telefoon die verdwijnt bij het wisselen van telefonie.

Een grondige inventarisatie vooraf voorkomt dit. Vraag uw nieuwe partner daarom altijd om een ICT-scan voordat er een datum wordt gekozen.

Wat betekent een overstap voor beveiliging en NEN 7510?

Bij een overstap krijgen uw gegevens een nieuwe beheerder. Sluit daarom een verwerkersovereenkomst met de nieuwe partner, zoals de AVG vraagt. Controleer ook of de nieuwe partner zelf werkt volgens NEN 7510.

Gebruik de overstap ook om op te ruimen. Oude accounts van vertrokken medewerkers, gedeelde wachtwoorden en verouderde apparatuur verdwijnen dan in één keer.

Welke vragen stelt u vooraf aan uw nieuwe partner?

Een goede partner kan deze vragen zonder aarzelen beantwoorden. Laat de antwoorden ook in het plan terugkomen.

• Wie is mijn vaste aanspreekpunt tijdens en na de overstap?
• Hoe test u of de koppelingen met mijn zorgsysteem werken?
• Wat is het terugvalplan als er tijdens de migratie iets misgaat?
• Wanneer is de overstap klaar, en hoe weet ik dat alles werkt?
• Wat kost de overstap, en wat zit er in de vaste maandprijs?

Wat merkt uw team van de overstap?

Voor uw team verandert er vaak minder dan verwacht. Het HIS, AIS of EPD blijft meestal hetzelfde, want dat draait bij de leverancier van het zorgsysteem. Wat wel verandert, zijn de werkplekken, het beheer en het nummer dat u belt bij een storing.

Soms krijgen medewerkers een nieuwe laptop of een nieuwe manier van inloggen. Plan daarom een kort moment om uitleg te geven, liefst vlak voor de overstap. Geef ook een papiertje mee met het nummer van de servicedesk en wat ze moeten doen als iets niet werkt.

De eerste weken na een overstap verdienen extra aandacht. Kleine vragen komen dan vaak pas boven. Een partner die in die periode snel reageert, voorkomt dat kleine ergernissen blijven hangen.

Wat gebeurt er met e-mail en telefonie?

E-mail en telefonie zijn de onderdelen waar patiënten iets van merken. Verhuist uw e-mail, plan dat dan buiten openingstijden en controleer daarna of mail van buiten goed binnenkomt.

Wisselt u ook van telefonie, neem dan uw nummers mee. Controleer na de overstap het keuzemenu, de wachtrij en de doorschakeling naar de huisartsenpost. Lees meer over telefonie voor de zorg.

Checklist: overstappen naar een andere ICT-partner

• De opzegtermijn en einddatum van uw huidige contract zijn bekend.
• U bent eigenaar van de beheeraccounts van domein, Microsoft 365 en netwerk.
• Er is een overzicht van werkplekken, licenties, back-ups en koppelingen.
• De nieuwe partner heeft een ICT-scan gedaan en een planning gemaakt.
• Er is een verwerkersovereenkomst met de nieuwe partner.
• De overstap is gepland buiten de spreekuren.
• Het team weet wat er verandert en wie het aanspreekpunt is.
• De oude leverancier heeft na de overdracht geen toegang meer.

Hoe Westers u helpt

Westers regelt al ruim 20 jaar de ICT van huisartsen, apotheken en GGZ. Westers ondersteunt meer dan 800 klanten in de zorg en is NEN 7510- en ISO 27001-gecertificeerd. We kennen de zorgsystemen en de koppelingen die een praktijk nodig heeft.

Lees meer over ICT-beheer en ondersteuning of bel 088 - 87 20 200 voor een gratis ICT-scan.