Beeldbellen in de GGZ: veilig en zonder gedoe

Wanneer past beeldbellen in de GGZ?

Beeldbellen past bij veel behandelingen in de GGZ. Een cliënt hoeft niet te reizen, en een korte sessie is makkelijker in te plannen. Ook voor behandelaren die op meerdere locaties werken, scheelt het tijd.

Het is niet altijd de beste keuze. De KNMG schrijft in haar handreiking over videoconsulten dat zorgverlener en patiënt samen afwegen of een videoconsult past. Soms is een gesprek in de behandelkamer beter.

Waar let u op bij de keuze van software?

Tijdens een gesprek deelt een cliënt gezondheidsgegevens. Die vallen onder de AVG in een bijzondere categorie. Software voor beeldbellen moet daarom voldoen aan de eisen voor informatiebeveiliging in de zorg. Stel de leverancier deze vragen:

• Is de verbinding versleuteld?
• Waar worden gegevens opgeslagen, en worden gesprekken opgenomen of geanalyseerd?
• Werkt de leverancier volgens NEN 7510?
• Sluit de leverancier een verwerkersovereenkomst met u af?
• Kan een cliënt zonder account of installatie deelnemen?
• Is er een koppeling met uw EPD of agenda?

Een videobel-app voor privégebruik is meestal niet ingericht voor zorggesprekken. Kies software die voor de zorg is gemaakt.

Hoe zorgt u voor een stabiele verbinding?

Een gesprek dat hapert op een moeilijk moment, is vervelend voor de cliënt en voor u. De techniek mag dan geen aandacht vragen.

• Gebruik in de behandelkamer een vaste netwerkverbinding, of een sterk en stabiel wifi-signaal.
• Zorg voor een goede headset en een camera op ooghoogte.
• Houd werkplekken en browsers up-to-date, zodat de software goed blijft werken.
• Test een nieuwe opstelling voordat de eerste cliënt belt.

Wat heeft een behandelaar nodig op de werkplek?

Goede apparatuur maakt het gesprek prettiger voor u en de cliënt. Het hoeft niet duur te zijn, maar het moet wel werken.

• Een laptop of computer die centraal wordt beheerd en up-to-date is.
• Een headset, zodat het geluid helder is en niemand in de kamer ernaast meeluistert.
• Een camera op ooghoogte en licht van voren, niet van achteren.
• Een tweede scherm, zodat u aantekeningen kunt maken zonder het beeld kwijt te raken.
• Een rustige achtergrond zonder persoonlijke spullen of zichtbare gegevens van andere cliënten.

Werkt een behandelaar op meerdere locaties, zorg dan dat de opstelling overal hetzelfde is. Dan hoeft niemand bij elk gesprek opnieuw te zoeken.

Wat als er meer mensen meedoen?

Soms schuift een naaste of een tolk aan. Spreek vooraf af wie er meedoet en of de cliënt daarmee instemt. Controleer aan het begin van het gesprek wie er in beeld en in de kamer is. Gebruik voor een groepsgesprek software die meerdere deelnemers veilig aankan.

Hoe beschermt u de privacy van de cliënt?

Een beeldbelgesprek hoort net zo vertrouwelijk te zijn als een gesprek in de behandelkamer.

• Voer het gesprek in een afgesloten ruimte, ook als u thuis werkt.
• Vraag aan het begin of de cliënt op die plek vrijuit kan praten.
• Neem een gesprek alleen op als u dat met de cliënt heeft afgesproken.
• Spreek af wat u doet als de verbinding wegvalt, bijvoorbeeld terugbellen.

Hoe bereidt u een cliënt voor op het eerste gesprek?

Een eerste beeldbelgesprek gaat soepeler als de cliënt weet wat er komt. Stuur daarom vooraf een korte uitleg mee met de uitnodiging.

• Hoe de cliënt deelneemt, bijvoorbeeld via een link in de mail of een app.
• Welk apparaat werkt, en dat een rustige plek met goed licht helpt.
• Het telefoonnummer dat de cliënt kan bellen als het niet lukt.
• Dat het gesprek even vertrouwelijk is als in de behandelkamer.

Bied bij een eerste gesprek een korte test aan, een paar minuten voor de afspraak. Dan gaat de behandeltijd niet op aan de techniek.

Wat doet u als het niet lukt?

Soms lukt het niet: geen geluid, een camera die niet aangaat of een verbinding die steeds wegvalt. Spreek daarom vooraf een terugvaloptie af, zoals een telefoongesprek. Leg vast wat er gebeurd is, zodat u kunt zien of het vaker misgaat.

Valt het bij meerdere cliënten tegelijk weg, dan ligt het vaak aan de verbinding of de werkplek aan uw kant. Meld dat bij uw ICT-partner, zodat die kan kijken naar het netwerk of de software.

Hoe past beeldbellen in uw werkproces?

Beeldbellen werkt het best als het geen apart systeem is. Zet de afspraak in dezelfde agenda als andere afspraken, en leg het verslag vast in het EPD. Zo is beeldbellen een gewoon onderdeel van blended care.

Kijk na een paar maanden terug met het team. Bij welke cliënten werkt beeldbellen goed, en wanneer is een gesprek in de behandelkamer beter? Zo vindt u samen de juiste verhouding.

Beeldbellen in de GGZ vanuit huis

Veel behandelaren voeren gesprekken ook vanuit huis. Gebruik dan een beheerde laptop en log in twee stappen in. Lees ook waar u op let bij veilig thuiswerken in de zorg.

Checklist: beeldbellen in de GGZ

• De software is gemaakt voor de zorg en er is een verwerkersovereenkomst.
• De verbinding is versleuteld.
• Elke behandelkamer heeft een stabiele verbinding, een headset en een camera.
• Behandelaren die thuis werken, gebruiken een beheerde laptop.
• Er zijn afspraken over privacy, opnemen en een verbinding die wegvalt.
• Met de cliënt is afgewogen of beeldbellen past bij de behandeling.

Hoe Westers helpt

Westers zorgt voor een veilige omgeving voor beeldbellen en e-health, met stabiele koppelingen met uw EPD. Zo wordt blended care een gewoon onderdeel van de behandeling.

We regelen al ruim 20 jaar de ICT van zorgorganisaties. We bewaken uw systemen 24/7. Westers ondersteunt meer dan 800 klanten in de zorg. Lees meer over ICT voor de GGZ of bel 088 - 87 20 200.