Veilig thuiswerken in de zorg: waar let u op?

Waarom vraagt thuiswerken in de zorg extra aandacht?

Thuis werkt u met dezelfde patiëntgegevens als in de praktijk. Maar de omgeving is anders. Huisgenoten lopen mee, het wifi-netwerk is niet van de praktijk en soms staat er een privécomputer klaar.

Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) adviseert organisaties daarom om concrete afspraken over thuiswerken vast te leggen in beleid. Dat geldt voor een huisartsenpraktijk net zo goed als voor een GGZ-instelling.

Welke afspraken maakt u met uw team?

• Mag een medewerker een privécomputer gebruiken, en zo ja, onder welke voorwaarden?
• Welke diensten mogen gebruikt worden om gevoelige gegevens te delen? Willekeurige publieke diensten raadt het NCSC af.
• Hoe gaat u om met gesprekken over patiënten als er anderen in huis zijn?
• Wie belt een medewerker als er iets misgaat?

Houd de afspraken kort, zodat iedereen ze kent en kan nalezen.

Wat is er technisch nodig voor veilig thuiswerken in de zorg?

Een beheerde werkplek

Het veiligst is een laptop van de praktijk, die centraal wordt beheerd. Updates en virusbescherming zijn dan automatisch geregeld. Is een privécomputer toegestaan, stel er dan eisen aan, zoals actuele software en bescherming tegen malware.

Inloggen in twee stappen

Beveilig alles wat op afstand bereikbaar is met tweestapsverificatie, zoals het NCSC adviseert. Dat geldt voor e-mail, Microsoft 365 en de toegang tot uw HIS, AIS of EPD.

Een versleutelde verbinding

Het verkeer tussen thuis en de praktijk moet versleuteld zijn, bijvoorbeeld via een VPN. Werkt u in een cloudomgeving, dan verloopt de verbinding versleuteld via internet. Lees meer over werken met de cloud en Microsoft 365.

Een veilig thuisnetwerk

Wijzig het standaardwachtwoord van de router en houd de software ervan actueel. Gebruik liever geen openbare wifi voor werk met patiëntgegevens.

Mag een medewerker op een privécomputer werken?

Dat is een keuze die u als praktijk maakt. Een privécomputer is makkelijk, maar u heeft er minder zicht op. U weet niet of de updates zijn geïnstalleerd en wie er nog meer op werkt.

Kiest u voor privécomputers, leg dan vast aan welke eisen ze voldoen. Denk aan actuele software, bescherming tegen malware en een eigen gebruikersaccount voor het werk. Laat patiëntgegevens niet op de privécomputer zelf opslaan, maar alleen in de omgeving van de praktijk.

Hoe belt u thuis met patiënten?

Bel vanuit huis niet met uw eigen mobiele nummer. Met een softphone of de app van uw telefonie belt u met het nummer van de praktijk. Zo hoeft u uw eigen nummer niet te delen en blijft het gesprek in het systeem van de praktijk. Lees meer over telefonie voor de zorg.

Zorg ook thuis voor een rustige plek waar huisgenoten niet meeluisteren.

Wat doet u met papier en printen?

Print thuis liever geen documenten met patiëntgegevens. Papier raakt makkelijk zoek of komt bij het oud papier terecht. Is printen toch nodig, neem het papier dan mee terug naar de praktijk of vernietig het met een papierversnipperaar.

Waar gaat het in de praktijk mis?

• Een document met patiëntgegevens wordt naar een privé-mailadres gestuurd om thuis verder te werken.
• Een laptop blijft ontgrendeld op de keukentafel staan.
• Een medewerker gebruikt een gratis dienst om een bestand te delen.
• Een privécomputer heeft al maanden geen updates gehad.

Deze fouten zijn begrijpelijk. Ze ontstaan als de veilige manier lastiger is dan de onveilige. Zorg daarom dat de veilige manier ook de makkelijkste is.

Wat doet u als er thuis iets misgaat?

Ook met goede afspraken kan er iets gebeuren. Belangrijk is dat iedereen weet wat er dan moet gebeuren, en dat niemand het uit schaamte stil houdt.

• Laptop kwijt of gestolen: bel direct uw ICT-partner. Een beheerde laptop kan vaak op afstand worden geblokkeerd.
• Geklikt op een verdachte link: meld het meteen, ook als er niets bijzonders lijkt te gebeuren. Lees hoe u met phishing omgaat.
• Een bestand naar het verkeerde adres gestuurd: meld het bij de praktijkmanager, zodat samen kan worden bekeken of het een datalek is.
• De verbinding werkt niet: bel de servicedesk in plaats van een omweg te zoeken via een privédienst.

Een melding binnen een paar minuten scheelt vaak veel werk. Hoe eerder uw ICT-partner het weet, hoe sneller de schade beperkt kan worden.

Hoe zit het met de AVG en NEN 7510?

Patiëntgegevens blijven onder uw verantwoordelijkheid, ook als ze thuis worden bekeken. NEN 7510 vraagt dat u ook voor werken op afstand maatregelen neemt. Lees in onze uitleg over NEN 7510 wat de norm vraagt.

Gaat er toch iets mis, bijvoorbeeld een laptop die wordt gestolen? Meld het direct bij uw ICT-partner. Moet u een datalek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dan doet u dat binnen 72 uur.

Checklist voor veilig thuiswerken

• Er zijn vastgelegde afspraken over thuiswerken.
• Medewerkers werken op een beheerde laptop, of op een privécomputer die aan de eisen voldoet.
• Tweestapsverificatie staat aan voor alles wat op afstand bereikbaar is.
• De verbinding met de praktijk is versleuteld.
• Gevoelige gegevens worden alleen gedeeld via diensten die de praktijk heeft toegestaan.
• Schermen vergrendelen automatisch.
• Iedereen weet wie er gebeld moet worden als er iets misgaat.

Hoe Westers helpt

Westers richt al ruim 20 jaar werkplekken in voor huisartsen, apotheken en GGZ. Thuis en op een tweede locatie werkt u met dezelfde werkplek en dezelfde beveiliging als in de praktijk. We bewaken uw systemen 24/7.

Lees meer over ICT-beheer en ondersteuning of bel 088 - 87 20 200 om te bespreken wat er voor uw team nodig is.