Apotheekinformatiesysteem (AIS): wat het doet en waar u op let

Wat is een apotheekinformatiesysteem?

Een apotheekinformatiesysteem is de software waarmee een apotheek haar dagelijkse werk doet. Hierin staan de medicatiegegevens van uw patiënten. Elk recept, elke uitgifte en elke bestelling loopt erdoorheen.

Staat het AIS stil, dan staat de uitgifte stil. Daarom is het belangrijk dat het systeem zelf goed is, maar ook dat alles eromheen klopt: de werkplekken, het netwerk, de koppelingen en de beveiliging.

Wat doet een AIS in de praktijk?

• Recepten verwerken, ook de elektronische recepten van de huisarts.
• Medicatiebewaking: het systeem waarschuwt bij interacties, contra-indicaties en dubbele medicatie. Het gebruikt daarvoor de G-Standaard van Z-Index.
• Voorraad en bestellingen: het houdt de voorraad bij en bestelt bij de groothandel.
• Declareren bij zorgverzekeraars, via VECOZO.
• De uitgifte: etiketten, instructies voor de patiënt en de registratie aan de balie.

Welke apotheekinformatiesystemen zijn er?

Openbare apotheken in Nederland werken onder meer met Pharmacom van Pharmapartners, CGM Apotheek en Sanday Apotheek. Ziekenhuisapotheken werken vaak met andere systemen. Elk AIS heeft een eigen werkwijze, eigen koppelingen en eigen eisen aan de werkplekken.

Welk systeem het beste bij u past, hangt af van uw apotheek. Denk aan het aantal vestigingen, de huisartsen in uw regio, een eventuele robot of afhaalkluis en de manier waarop uw team werkt. Westers verkoopt zelf geen AIS. Wij zorgen dat het systeem dat u kiest stabiel en veilig draait.

Met welke systemen werkt een AIS samen?

Een apotheek draait op koppelingen. Valt er één weg, dan merkt de balie het meteen. De belangrijkste zijn:

• Het HIS van de huisarts, voor elektronische recepten en medicatiegegevens.
• Het Landelijk Schakelpunt (LSP), waarmee andere zorgverleners medicatiegegevens kunnen opvragen.
• De groothandel, voor bestellingen en leveringen.
• VECOZO, voor declaraties en het controleren van verzekeringsgegevens.
• Apparatuur in de apotheek, zoals een robot, een afhaalkluis, printers en het kassasysteem.

Hoe werkt het LSP met uw AIS?

Het LSP is geen centrale database. De medicatiegegevens blijven in het AIS van uw apotheek staan. Een andere zorgverlener kan ze via het LSP opvragen, maar alleen als de patiënt daar toestemming voor heeft gegeven. Patiënten kunnen die toestemming ook zelf online regelen via Mitz. Het LSP wordt beheerd door VZVZ.

Wat verandert er met medicatieoverdracht?

De overheid wil dat medicatiegegevens elektronisch en volgens één standaard worden uitgewisseld. Dat staat in de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz). De software moet daarvoor gecertificeerd worden volgens NEN-normen. Vraag uw leverancier hoe ver uw AIS daarmee is en wanneer de verplichting voor uw apotheek gaat gelden.

Waar let u op bij beheer en beveiliging van het AIS?

Stabiele werkplekken en een betrouwbaar netwerk

Een AIS is zo snel als de werkplek en de verbinding waarop het draait. Zorg voor beheerde werkplekken met dezelfde instellingen, een netwerk dat gescheiden is van het gastennetwerk en een tweede internetverbinding als terugval.

Beveiliging volgens NEN 7510

In het AIS staan medische gegevens. U moet ze daarom beveiligen volgens NEN 7510. Dat betekent onder meer persoonlijke accounts, inloggen in twee stappen en vastleggen wie welk dossier heeft ingezien. Ook uw team speelt een rol. Een phishingmail is vaak de eerste stap naar een aanval, lees daarom ook hoe u omgaat met phishing.

Updates en onderhoud buiten openingstijden

Updates van het AIS, Windows en de virusscanner zijn nodig, maar mogen de uitgifte niet storen. Plan ze buiten openingstijden en test na elke grote update of de koppelingen nog werken.

Een plan voor als het AIS uitvalt

Spreek vooraf af wat u doet als het AIS niet werkt. Wie belt u, hoe gaat de uitgifte door en waar vindt u de gegevens die u nodig heeft? Laat back-ups regelmatig terugzetten, zodat u zeker weet dat herstel werkt.

Overstappen naar een ander AIS: zo pakt u het aan

1. Vraag het hele team wat goed gaat en wat beter moet.
2. Laat meerdere leveranciers een demonstratie geven in uw eigen werkproces.
3. Controleer de koppelingen die u nodig heeft: de huisartsen in uw regio, het LSP, de groothandel, VECOZO en uw apparatuur.
4. Regel een verwerkersovereenkomst met de nieuwe leverancier, zoals de AVG vraagt.
5. Zorg dat werkplekken, netwerk en printers klaar zijn voordat de overstap begint.
6. Plan de overstap buiten drukke momenten en laat het team vooraf oefenen.

Checklist: is uw apotheekinformatiesysteem goed geregeld?

• Alle werkplekken worden centraal beheerd en zijn up-to-date.
• Er is een tweede internetverbinding als de eerste uitvalt.
• Iedereen logt in met een eigen account en in twee stappen.
• U kunt laten zien wie welk dossier heeft ingezien.
• Back-ups worden gecontroleerd en het terugzetten is getest.
• Er is een noodprocedure als het AIS of een koppeling uitvalt.
• Updates gebeuren buiten openingstijden.
• Met elke leverancier is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Hoe Westers uw apotheek helpt

Westers regelt al ruim 20 jaar de ICT van apotheken, huisartsen en GGZ. Onze specialisten kennen Pharmacom, CGM Apotheek en Sanday, en de koppelingen in de medicatieketen. We bewaken uw AIS en de koppelingen 24/7. Bij volledige uitval reageren we binnen 15 minuten.

Lees meer over ICT voor apotheken of bel ons op 088 - 87 20 200 voor een gratis ICT-scan.