Veilig mailen in de zorg: hoe deelt u patiëntgegevens?

Waarom is gewone mail niet veilig genoeg?

Een gewone mail kan onderweg worden onderschept of bij de verkeerde ontvanger terechtkomen. Voor de meeste mail is dat geen probleem. Voor een verwijsbrief, een uitslag of een medicatieoverzicht wel.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens volgens de AVG. U moet ze daarom extra goed beschermen. Mail zonder passende maatregelen voldoet daar niet aan.

Waarom is veilig mailen in de zorg geen keuze?

De AVG vraagt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Voor gezondheidsgegevens ligt die lat hoger. Daarnaast moet u als zorgaanbieder werken volgens NEN 7510.

Mail valt daar ook onder. Wie patiëntgegevens via gewone mail verstuurt, loopt het risico op een datalek. Dat moet u dan mogelijk melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat is NTA 7516?

NTA 7516 is de Nederlandse afspraak voor veilig mailen en berichtenverkeer met gezondheidsgegevens. NEN publiceerde de afspraak in 2019, op verzoek van de zorgsector. De eisen zijn een uitwerking van NEN 7510 voor mail.

De norm stelt eisen aan de vertrouwelijkheid, de juistheid en de beschikbaarheid van berichten. Ook de gebruiksvriendelijkheid telt mee. Een patiënt moet een beveiligd bericht zonder gedoe kunnen openen.

Wat is het verschil tussen versleutelde mail en een beveiligde mailoplossing?

Veel mailservers versleutelen de verbinding onderweg al. Dat is een goede basis, maar het is niet genoeg. U weet dan nog niet of de ontvanger echt de bedoelde persoon is.

Een beveiligde mailoplossing voor de zorg doet meer. Vaak controleert die wie de ontvanger is, bijvoorbeeld met een extra code per sms. Ook kunt u een bericht meestal intrekken als het verkeerd is verstuurd.

Hoe weet u of uw huidige mail veilig genoeg is?

Stel uzelf een paar vragen. Kunt u controleren wie een bericht opent? Kunt u een verkeerd verstuurd bericht intrekken? En logt iedereen in twee stappen in?

Is het antwoord op een van deze vragen nee, dan is uw mail waarschijnlijk niet geschikt voor patiëntgegevens. Bespreek dan met uw ICT-partner welke stap nodig is.

Wanneer mailt u wel en niet met patiëntgegevens?

• Wel, via een beveiligde mailoplossing: verwijzingen, uitslagen en afspraken met patiënten en zorgverleners.
• Liever niet: hele dossiers of grote bestanden. Gebruik daarvoor de koppelingen tussen systemen, zoals het berichtenverkeer van het HIS.
• Nooit: patiëntgegevens via een privémailadres of een gratis maildienst.

Hoe stuurt u een uitslag veilig naar een patiënt?

Heeft uw praktijk een patiëntenportaal, gebruik dat dan voor uitslagen en berichten. Anders gebruikt u de beveiligde mailoplossing. Controleer eerst of het mailadres in het dossier klopt.

Vertel de patiënt vooraf dat er een beveiligd bericht komt en hoe hij het opent. Dat voorkomt vragen aan de balie.

Mailen met andere zorgverleners

Voor verwijzingen en berichten tussen zorgverleners zijn vaak vaste routes. Denk aan het berichtenverkeer van het HIS en aan verwijsportalen. Gebruik die waar het kan. Voor de rest gebruikt u de beveiligde mailoplossing.

Hoe regelt u veilig mailen in de zorg in uw praktijk?

Kies een beveiligde mailoplossing

Er zijn verschillende beveiligde mailoplossingen voor de zorg. Vraag de leverancier of de oplossing aan NTA 7516 voldoet. Kijk ook of het werkt vanuit de mail die u al gebruikt, zoals Microsoft 365.

Controleer de ontvanger

Een veelgemaakte fout is de verkeerde ontvanger. Zet het automatisch aanvullen van adressen uit voor gevoelige mail. Of laat de mailoplossing waarschuwen bij een onbekende ontvanger.

Log in twee stappen in

Een beveiligde mailbox helpt niet als iemand anders kan inloggen. Laat iedereen inloggen in twee stappen. Dat maakt inloggen met een gestolen wachtwoord lastiger.

Let wel op phishing die ook om de inlogcode vraagt. Lees hoe u omgaat met phishing.

Maak afspraken met het team

Leg vast wat u wel en niet mailt, en hoe. Zet het in uw beleid voor informatiebeveiliging, zodat nieuwe collega's het ook weten.

Let op bijlagen

Een bijlage met patiëntgegevens valt onder dezelfde regels als de mail zelf. Stuur geen exports van het HIS als losse bijlage. Deel grote bestanden via een beveiligde omgeving met een tijdelijke link.

Wat regelt u met de leverancier van de mailoplossing?

• Een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG vraagt.
• Waar de berichten worden opgeslagen en hoe lang.
• Hoe de oplossing aan NTA 7516 voldoet.
• Hoe de ontvanger wordt gecontroleerd en hoe u een bericht intrekt.
• Hoe de oplossing samenwerkt met uw huidige mail en het HIS.

Vraag ook hoe de leverancier patiënten helpt die een bericht niet kunnen openen. Dan hoeft uw balie dat niet op te vangen.

Wat doet u als een mail bij de verkeerde ontvanger komt?

Een mail met patiëntgegevens aan de verkeerde ontvanger is een datalek. Vraag de ontvanger de mail te verwijderen en dat te bevestigen. Beoordeel daarna of u het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens moet melden.

Leg het datalek ook vast in uw datalekregister, ook als u het niet meldt. Lees hoe u een datalek meldt.

Checklist: veilig mailen in de zorg

• U gebruikt een beveiligde mailoplossing die voldoet aan NTA 7516.
• Iedereen logt in twee stappen in.
• Het team weet wat wel en niet per mail mag.
• Automatisch aanvullen staat uit voor gevoelige mail, of er is een waarschuwing.
• U weet wat u doet als een mail verkeerd aankomt.
• Patiëntgegevens gaan nooit via privémail.

Hoe Westers helpt

Westers richt Microsoft 365 en uw mail in volgens NEN 7510, met inloggen in twee stappen. We bewaken uw omgeving 24/7. Westers regelt al ruim 20 jaar de ICT van huisartsen, apotheken en GGZ.

Lees meer over de cloud en Microsoft 365 en over MijnVeiligePraktijk.